La Tecnología de Información como Herramienta Gerencial

Las tecnologías de información y telecomunicaciones forman parte esencial en las organizaciones. Hoy día es prácticamente imposible pensar en un trabajo o profesión que no implique el uso de algún tipo de equipo o herramienta tecnológica. Aún las organizaciones más tradicionales y las empresas más pequeñas utilizan computadoras, aplicaciones (ej., para llevar un inventario, nómina, etc.), programas tales como: procesadores de palabras, hojas para cálculos financieros, bases de datos, entre otros. Más allá, las tecnologías de información (TI) han revolucionado la forma en que funcionan las organizaciones. En tiempos de grandes cambios a nivel económico, político y social, donde las organizaciones tienen que enfrentarse a la competitividad global, la necesidad de repensarse y renovarse, ganar ventaja estratégica, entre otros; las tecnologías de información se han convertido en una importante herramienta estratégica para la gerencia. La evolución del Rol de las TI en la Organización, desde su inicio, han servido de apoyo para el funcionamiento de las organizaciones. Sin embargo, la importancia de su rol ha ido aumentando conforme han ido evolucionando y mejorando. Según Tang & Walters (2006), la evolución de las TI puede dividirse en tres etapas específicas:
1. Era del Ordenador (“Mainframe”-1950s-1970s): mediante tecnologías tales como: ordenadores, aplicaciones independientes (“stand-alone”) y bases de datos centralizadas, la organización utilizaba sistemas de información para lograr eficiencia y proveer información a la gerencia para el monitoreo y control de las operaciones, en términos de recopilación de datos, procesamiento y almacenamiento de información. Su uso estaba limitado a unos pocos en la organización.
2. Era de la “Microcomputadora” (1980s-principios de 1990s): caracterizada por el surgimiento de microcomputadoras, estaciones de trabajo y aplicaciones “cliente-servidor”. Los sistemas de información servían para proveer información y apoyo en la toma de decisiones organizacionales, en cuanto a la administración de los recursos humanos (“Human Resources Management”-HRM), planificación (“Enterprise Resources Planning”-ERP), inteligencia de negocio (“Business Intelligence”-BI), entre otros. La motivación principal para el uso de dichos sistemas era procurar la efectividad de la organización. Este periodo resultó en un acceso y utilización más generalizado de los sistemas en la organización, convirtiendo la tecnología en una parte esencial del trabajo diario de la mayoría de los(as) empleados(as).
3. Era de la “Internet” (1990s-presente): los tiempos actuales se caracterizan por la conexión por medio de redes, la tecnología de Internet, entre otros. Los sistemas de información utilizados van dirigidos a añadir valor a la operación de la organización y a proveer apoyo a las iniciativas estratégicas para transformar las organizaciones y los mercados. Algunos ejemplos de ellos son: “Supply Chain Management” (SCM), “Customer Relationship Management” (CRM), “Knowledge Management” (KM), entre otros. El amplio acceso a la Internet ha implicado importantes beneficios y oportunidades para las organizaciones. Entre otras razones, debido a que provee una forma costo-efectiva de conexión a una misma red. Asimismo, ha generado cambios fundamentales en la forma en que las organizaciones funcionan.

El Rol Estratégico de las TI: Ante las presiones de un entorno globalizado, competitivo y económicamente inestable, muchas organizaciones y empresas han reconocido el valor de las TI para “manejar el negocio”. Más que visualizarlas como mecanismos para apoyar el crecimiento o expansión de la organización, actualmente se visualizan como herramientas para lograr transformaciones importantes en el funcionamiento y operación de la organización. Las tecnologías de información han cambiado las reglas básicas de los elementos esenciales de la organización: la gerencia estratégica, el mercadeo, el diseño organizacional, la administración de recursos humanos, logística, contabilidad, cultura organizacional, entre otros. Asimismo, los conceptos y estrategias gerenciales actuales, tales como: aprendizaje organizacional, capital intelectual, administración del conocimiento, evaluación del desempeño, comercio electrónico, entre otros, son complementadas ampliamente por dichas tecnologías.
Los beneficios que logran las organizaciones mediante la integración de las TI a la estrategia gerencial son, entre otros:
1. Comunicación inmediata, simultánea y consistente a nivel global, que permite una mejor coordinación y atención de las situaciones.
2. Medición del desempeño organizacional (en tiempo real y periódicamente), que provee la oportunidad de tomar decisiones de forma ágil, en términos del manejo de costos y mejoramiento de la eficiencia organizacional.
3. Reingeniería de procesos de trabajo, para simplificar y agilizar los mismos, hacerlos más eficientes y accesibles a la clientela. Asimismo, se busca generar economías y maximizar la utilización de los recursos.
4. Acceso continuo (“anytime, anyplace”) a la información necesaria y pertinente al negocio.

En fin, estas herramientas permiten integrar mejor la organización, facilitar el trabajo y hacer el negocio más flexible y adaptativo a los cambios, entre otros. Esto resulta en el mejoramiento del funcionamiento de la organización, reducción de costos, etc. El concepto de Cibergerencia Ante la realidad de que la tecnología se ha convertido en parte esencial del trabajo a todos los niveles de la organización, se habla de la necesidad de adoptar un modelo gerencial que la reconozca y promueva como una herramienta esencial. Socorro (2003) define la Cibergerencia como la acción de administrar, dirigir y controlar de manera eficiente y efectiva, el conocimiento tecnológico y su impacto en la vida organizacional. Ésta armoniza la administración y la transferencia del conocimiento con el uso racional y óptimo de la tecnología para mejorar desempeño organizacional. Es decir, visualiza el uso de la tecnología como un instrumento estratégico. La Cibergerencia se caracteriza por los siguientes postulados o principios, entre otros:
1. Considera el uso de la tecnología como complemento del talento humano;
2. Involucra al individuo con el uso consciente de la tecnología para facilitar los procesos (personales y organizacionales);
3. Se manifiesta en organizaciones que poseen una cultura de innovación;
4. Exige el uso colectivo de la tecnología disponible en la organización.

Las TI en el Gobierno, es probablemente una de las organizaciones que mayores beneficios derivaría de la integración de las TI en su estrategia gerencial. Típicamente, las agencias y entidades del gobierno no se encuentran a la vanguardia en términos del uso óptimo de los recursos tecnológicos, aunque esto no significa que no poseen o utilizan los mismos. El uso estratégico de las TI en el gobierno redundaría en economías significativas y en el mejoramiento del desempeño de los organismos gubernamentales. Esto en la medida en que se lograría lo siguiente:
1. Simplificar, agilizar y mecanizar los procesos gubernamentales que usualmente se realizan en papel y en persona;
2. Evaluar el funcionamiento de la agencia y la prestación de los servicios (a nivel central y regional) mediante indicadores clave que los sistemas puedan calcular;
3. Interconectar todas las unidades de trabajo.
Una consideración importante a la hora de implantar las TI en cualquier organización es la inclusión de los(as) empleados(as) en el proceso. Es imprescindible que estos(as) sean informados y adiestrados para que puedan entender e internalizar la necesidad de implantar


Participante: Constanza Barroeta
C.I.: 11.648.305